El adecuado y eficiente manejo del tiempo o “Time Management” es indispensable para cualquier empresa por grande o pequeña que sea.  Este recurso bien utilizado, o sea, objetivamente administrado puede hacer la diferencia entre el éxito y los fracasos en los negocios y empresas.  

¿Cómo podemos administrar el tiempo para el mayor rendimiento posible sin caer en una frustrada sobrecarga laboral?

La comunicación

Uno de los aspectos que causa numerosos problemas y malas interpretaciones, y, por consiguiente, perdidas de tiempo es la comunicación.  Sobre este tema podemos decir categóricamente que estamos todavía en una etapa primitiva de lo que se puede concebir como “comunicación eficiente”.   Esto, obviamente es simplemente producto de la evolución humana la cual no podemos acelerar o refrenar. 

El lenguaje e idiosincrasia tiene que ver mucho con la eficiencia comunicativa.  Por citar un ejemplo, el inglés es más eficiente y objetivo que el español, en particular, en lo que se refiere a las áreas de comercio, esto va mano a mano con la idiosincrasia sajona y en directo contraste con la de los países de habla hispana.  Una reunión ejecutiva conducida en inglés con la idiosincrasia sajona es más efectiva que la misma en un país de habla hispana; ¿Por qué es así?

Esto se debe principalmente a dos factores:

• Primero el lenguaje inglés usa menos palabras y es más objetivo, obviamente influyendo en las líneas de pensamiento y razonamiento; y

• Segundo, la mentalidad es de no perder tiempo “floreando o endulzando la píldora”, su idiosincrasia es una de enfocar una situación no solo objetivamente sino que ni siquiera se contempla la posibilidad de “argumentar” sobre otro tema y “no se van por la tangente”. 

Se llega a una conclusión basada en “data” sintetizada con la menor cantidad de frases pasivas. Por consiguiente, las reuniones producen decisiones  de acción afirmativa, entendibles y son implementadas rápidamente.  Vale la pena mencionar que aunque los niveles educacionales de los EE.UU. son suficientemente altos la comunicación en general se basa en un lenguaje de octavo grado, o sea, es simple y entendible.

Otro aspecto es la “trayectoria de la comunicación” y como esta se distorsiona en el proceso.  Un mensaje u orden verbal intra-departamental podrá ser diferente al emitido.  Esto ocurre en la mayoría de los casos, pero además también podría darse el caso de no obtener confirmación de que el receptor recibió y entendió el mensaje enviado.  

Las comunicaciones escritas son mucho más efectivas.  Pero además debemos cuidar  siempre de tener “confirmación de lectura” para lograr un ciclo completo de comunicación. El ciclo completo de la comunicación puede ser tan simple como de emisor a receptor y de vuelta a emisor con un último paso de confirmación al receptor “un OK”. También puede ser extremadamente complejo en su diseño dependiendo en la data a comunicar, su importancia y la cantidad de receptores envueltos. Pero tenemos que cuidarnos mucho en lo que es el sistema de comunicación de la empresa.  Dos conceptos básicos entre otros serian:

• La menor cantidad de palabras para comunicar usando el método más eficiente posible, entendiendo que la data no es lo mismo que la información o la comunicación.  La primera no puede ser manipulada o mal interpretada la segunda sí.  Muchas empresas usan el “Intranet” ya que el papel sé esta convirtiendo en algo del pasado, esto facilita grandemente la trayectoria de la comunicación, la velocidad de transferencia y de suma importancia el que el emisor y los receptores tengan total congruencia en cuanto a la emisión con la debida retroalimentación.

• Asegurarse de que el receptor no solo reciba el mensaje “rápidamente”  pero que lo entienda a cabalidad.  Para esto se requiere que el ciclo de la comunicación termine donde empezó, en el emisor, y que, este verifique que fue entendido.

Las empresas deben de implementar la sustitución del papel por el uso de las nuevas tecnologías de la información, comunicación y manipulación de data sintetizada en un entorno físico organizado (Intranet, Internet, Extranet). 

El entorno

Una empresa eficiente y exitosa requiere una serie de parámetros que provean a sus empleados y ejecutivos con un entorno físico o “Floor Plan” el cual minimice las perdidas de tiempo.  En este tenor podemos mencionar como factores de suma importancia:  

• La ubicación física de las oficinas, salones de conferencia, áreas de producción, almacenes, etc.  Estas deben de ser planificadas para que el tráfico sea el más reducido posible, o sea que, el personal debe recorrer la menor distancia posible en su diario desempeño operativo, ahorrando tiempo y esfuerzo, que se traduce en eficiencia.

• En la planificación cada área debe estar diseñada para agilizar los procesos.  Las famosas técnicas orientales del Feng Sui, entre otras, además de hablarnos del equilibrio en la ambientación, se refieren a la distribución espacial de los equipos y utensilios: donde va la grapadora, el teléfono, la silla de visitas y hasta el retrato del cónyuge. 

• La distribución y/o ubicación individual de los equipos o instrumentos de trabajo requieren la implementación de un rígido control en lo que se refiere a la accesibilidad, y, que el personal, todo el personal, este conciente de que este orden debe ser cumplido.  Obviamente, el ejemplo tiene que manifestarse por parte de los ejecutivos de la empresa.  “Una grapadora en el escritorio de una secretaria debe siempre estar en el mismo lugar”,  en los procesos de manufactura, producción y servicios este concepto es absolutamente indispensable, “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. 

• La “ambientación” es uno de los factores más descuidados en muchas empresas lo que conlleva a grandes perdidas de tiempo por frustración o baja estima por parte del personal.  Debemos entender que para poder desarrollar una gestión sin fatigarse el entorno que nos rodea tiene que ser agradable.  Esto requiere que se tome en consideración los niveles de ruidos molestosos, el aspecto físico del área de trabajo, y el “Layout” ya sea de la planta productora como de las oficinas secretariales.  Los colores, plantas, música indirecta, pinturas, etc., maximizan la eficiencia, disminuyen la fatiga, y, por causa y efecto, ahorran gran cantidad de tiempo.

El rendimiento físico y de toma de decisiones acertadas de no solo los ejecutivos sino todos los empleados esta directamente ligado al entorno en el cual se desenvuelven.  Es perfectamente posible él “sobrecargar” la gestión de un ejecutivo o empleado si estos están a gusto con el entorno que los rodea.

La disciplina operacional

Sin disciplina no hay negocio, como la frase dice “Business is Business”. Desafortunadamente en Latinoamérica especialmente en países de economías emergentes no hay un concepto claro de lo que significa la “disciplina operacional”.  En muchas empresas, penosamente la mayoría, nos encontramos con un alto nivel de distracción y desorden en todos los niveles.  Posiblemente esta falta de disciplina es uno de los factores que más contribuye a la perdida de tiempo y por defecto a la perdida de los clientes o potenciales clientes.  Este problema lo he observado de primera mano y me temo que es una cuestión de idiosincrasia, cosa muy difícil de cambiar, pero no imposible. 

Las posibles soluciones y reglamentaciones que pueden arrestar la indisciplina,  así comenzando el “desaprendizaje” de los malos hábitos laborales deben de ser una prioridad en la política empresarial y parte del manual de operaciones de una empresa.

Algunas medidas a tomar pueden ser:

• Una Agenda de Capacitaciones dirigida a la “disciplina operacional” como parte de la política empresarial. 

• Una regimentación de horarios y periodos de descaso e intercambio social programada. 

• El establecimiento vía “capacitaciones conceptuales” del pensamiento lineal “el no-rompimiento de la línea critica”.   No podemos reparar nada si no logramos establecer un diagnóstico primero, ni se puede hacer el paso “D” antes del paso “C”.   El rompimiento de esta regla, en la mayoría de los casos, infiere no solo una gran perdida de tiempo pero también se manifiesta en la falta de calidad de un producto o servicio, la inestabilidad de la producción, la inconsistencia del producto final, la desatención de los clientes, todo en detrimento de la empresa. 

Las Negociaciones

Mientras más simples y “transparentes” sean las negociaciones, internas o externas, mejor será el funcionamiento y el éxito de la gestión.  Todo empresario con experiencia puede, “por olfato”, determinar si “la cosa va bien o mal”.  La mejor regla del juego es si no huele bien “no perdamos el tiempo” persiguiendo la propuesta.  Básicamente es el concepto de lo dado por lo recibido de manera equitativa, ágil y beneficiosa para las partes, nada más.  El extenderse más allá conlleva a “perder tiempo” y en muchos casos litigios entre las partes posteriores a un acuerdo el cual conllevó meses de conversaciones.

Debemos de entender que el trueque, los favores, las influencias y las estrategias manipulativas son contraproducentes a largo plazo en el comercio y corren el riesgo de violentar la ética profesional y conlleva a las circunvenciones.  Sin embargo, estas son extensamente usadas hoy día, especialmente en Latinoamérica, volvemos a la idiosincrasia otra vez.

Los incentivos

Es necesario el asumir una filosofía empresarial que tome en consideración los incentivos tales como, bonificaciones, participación de ganancias (Profit Sharing), vacaciones, regalos por logros, etc.   Sin este ingrediente la desmotivación y las renuncias frecuentes (Employee Turnover) serian la regla y no la excepción, por lo tanto, perdidas de tiempo y recursos en entrenamiento, ausencia de dinámicas proactivas, y un bajo rendimiento del personal.

Es vital que una empresa este conciente que el éxito se basa en el equipo de trabajo, “todo el equipo”, el éxito no se fundamenta exclusivamente en las decisiones de los ejecutivos.  Sin un buen y motivado equipo “no hay ejecutivos” pues no existiría la  empresa.  Una operación dinámica se caracteriza por su eficiencia operativa la cual se refleja en un “crecimiento rápido y sólido”.  Rápido, sólido y eficiente quiere decir “la correcta manipulación del tiempo a favor de la empresa y su personal”.

Los conceptos

Mucho se habla de Proactivididad, Outsourcing, ISO, etc., y todos estos conceptos y modelos aplican y son eficientes.  Bien esta el mencionar que aunque adoptemos uno o varios de los modelos operativos como política empresarial no podemos dejar de considerar que el sistema  “conceptual” es necesario para la implementación de cualquier otro método operativo y vital en el área de capacitaciones, son reglas sencillas:

• No se aprende por repetición o memorización.

• No se puede aprender lo nuevo hasta que se desaprenda lo viejo.

• El primer paso del “rápido” aprendizaje es el entendimiento del “concepto”.

• Sin el entendimiento del “concepto” (el por qué de las cosas) se dilata o se imposibilita el proceso de aprender. 

• Si se transmiten correctamente los “conceptos” se acelera el aprendizaje.  Pero más importante que el aceleramiento serian:

La inmediata e innata reacción por parte del receptor de “cuestionar”.

La innovación y evolución de los conceptos.

La motivación y participación interactiva entre facilitador y receptor.

Por último se empieza un cambio de línea de pensamiento que, de hecho, inicia un cambio en la idiosincrasia.

Para finalizar podemos “manipular el tiempo” en nuestras vidas y empresas para que nos sirva a nosotros; no nosotros ser esclavos del tiempo.  Esto es lo que se le puede llamar “disfrutar de tiempo de calidad” (Quality Time).  Porque "el tiempo también requiere análisis de calidad”  y como recurso es, sin ninguna duda, el más valioso de todos y es irrecuperable.

1) Otros artículos por el [Lic. Genaro D. Salom]  están publicados en [PymesDominacas.com]

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Enero  21, 2002